この12月はイレギュラーなことばかりでいつになく忙しい日々を過ごすことになりました。
退職、引っ越し、出産、開業準備などなど…
それぞれが未経験のことばかりでしたし、手続きなどであちこち動き回ったりしてとにかく大変でした。
人間は忙しいとどうしてもミスが多くなってしまいます。
そんな中でも、期限までにやり忘れがないようにするためには工夫が必要です。
この工夫に少しくらい手間をかけたほうが結果的に効率よくこなしていけるのです。
すること（to do）リストで頭の中を整理
やり忘れ防止には to doリストに書き出していくのが確実です。
さらにこのリストは長期的にすることか短期的にすることかで作り方を変えるべきです。
今回のように一時的にやることが多くて忙しい場合には短期的にすることリストの方で対応します。
私の場合にはiPhoneのメモ帳を使っています。
使い方は人それぞれと思いますが、短期的にすることリストでは次のことが肝心です。
- 細かい to do を見落とさない
- ここ２～3日以内にすることを詳しくまとめる
- 済んだらチェックを入れるが、決して消さない
1. 細かい to do を見落とさない
一時的に忙しくなってしまった場合には、とにかくすることが多いので細かいことを忘れがちになってしまいます。
例えば
ある申請書を作成して提出しなければならない場合に、その申請に必要な添付書類の収集は大きなことなので覚えているのですが、その申請書の返信用はがきに貼る52円切手を買うという細かいことを忘れてしまい、再び買いに走らなければならなくなったり
ある手続きで住民票の添付が必要なのだが、別の手続きでも住民票が必要で合計2部取得すべきところを、住民票が必要ということだけが頭に残っており1部しか取得せずにまた役所に行く羽目になったり
etc
実は細かいことこそ忙しい時に足を引っ張ってしまうケースが多いです。
やり直しになったり、二度手間になったりで忙しさに拍車をかけてしまいます。
これを防ぐには、“瞬間メモ“ 、つまりすぐにメモすることが重要です。
細かいことは思いついた瞬間に、気づいた瞬間にこまめにメモしないと忙しさの中ですぐに頭から離れていきます。
何か細かいことをしなければならなかったのは覚えているが、それが何をするんだったかを思い出せずに時間を使ってしまうということもよくある話です。
この瞬間メモには、常に所持しているiPhone（又はスマホ）のその標準搭載のメモ機能を利用するのが便利です。
app storeからダウンロードできる他のメモアプリもありますが、アプリの起動までにタイムラグがあったり、多機能過ぎて手軽ではなかったりで、この瞬間メモには最適ではありません。
この瞬間メモは、思いついたことをその場で要点だけ簡単にメモするに留めて、あくまで機動性を重視するべきです。
内容の補足は後でも構わないのです。
2. ここ2～3日以内にすることを詳しくまとめる
瞬間メモをした内容は、その後時間のある時にそのメモの内容を補足していきます。
特に「いつ」「どこで」するのかが重要となってきます。
同じ場所に行って済ませられることは、まとめてやってしまうのが一番効率的だからです。
まずは、メモを見ながら、2～3日以内に「すること」を決めていきます。
あくまで2～3日以内までに抑えてその先は日々更新していけばよいです。
忙しい時期は日に日に「すること」が増えていきますので、あまりに先の日までの「すること」を決めてしまっては結局後で日程変更をする羽目になって時間の無駄となるからです。
そして、「すること」を決めていく過程で併せてできることをメモの中からどんどん拾い出して、いっぺんにやってしまうように日程を入れるのです。
二度手間を減らすためにも、まとめてできることは必ずいっぺんに済ましてしまうようにします。
3. 済んだらチェックをを入れるが、決して消さない
to doリストのうち済んだものにはチェック（私は”ok”の印をつけています。）をつけて、もう終わっているということをわかりやすくします。
しかし、この時に済んだ項目をその項目ごと消してしまわないように注意しましょう。
そうしないと後々に思い返した時に、やり終わっているのか、はたまたメモに書き忘れていたのか、無駄な不安を抱くことになります。
そして、不安なので手間をかけて再確認する羽目になり、さらに時間の無駄となってしまいます。
また、いつその作業をしたのかを確認したいということはよくあることです。
例えば、手続書類を提出したけどその手続き完了の通知がなかなか来ないので問い合わせをする場合などには、いつ書類を提出したのかを具体的にわかっていた方が問い合わせしやすいです。
そのためにも to doリストは消さずに後々にも有効活用できるようにしておきましょう。
今回のto doリスト（iPhoneのメモ機能を利用）
具体的には、今回の ”忙し時期” には次のようなメモをしています。
いつ、どこで、何をするか（したか） プラス 必要ならその詳細も補足で書いておきます。
また、済んだものは消さずに、”ok” を書きます。
まだ済んでいないものは「未処理」にとりあえず入れておきます。
「未処理」欄の中でも期限が迫っているものは、わかりやすいように上の方に表示しておきます。
この中からまとめてできるもの（同じ場所での手続きなど）を選び、2～3日以内に「すること」を具体的に決めていきます。
2～3日以内に「すること」は、「いつ」「どこで」するかで分類しておけば、その日の予定も立てやすくなります。
見た目は手帳の予定表のようですが、次から次へと発生する細かな「すること」を網羅できるような作りとなっています。
手帳と併用して使って予定を組めばやり忘れ防止になるはずです。
終わりに
以上のように、今回はしっかりと予定を組みながら実行していったのですが、実際にやってみると予定通りにいかないことも多々発生しました。
特に初めてやることについては、やり直しやミスはつきものです。
今回の反省点として、初めてやることは念入りに下調べをして、二度手間にならないようにするべきでした。
忙しい時にはどうしても慌ててしまったり、テンパってしまったりして余計に時間がかかってしまうことも多いと思います。
またそんな中で初めてやることはミスの危険が高くなります。
そんな時こそ入念に準備計画して、時間をかけるようにしましょう。
最終的には慌ててやるよりも返って早く終わらせることができるはずです。