税務署に提出した申告書の控えや届出書の控えは”超重要書類”ですので、無くすというのは言語道断なことです。
しかし、ついうっかり荷物整理の時にほかしてしまったり、引っ越しの時にどこかに埋もれてしまったりということもあるかもしれません。
そんな時に、過去に税務署に提出した書類内容を確認する方法があるのです。
今回は、申告書の控えを無くしてしまったという新規のお客さんのために税務署に閲覧しに行った話です。
※後日加筆
2019年9月に国税庁の事務運営指針に改正があり、現在は閲覧時の写真撮影が認められていますので、必ずカメラを持って行きましょう。
確認方法は2パターンある
過去に税務署に提出した申告書や届出書の内容を確認するための方法は大きく分けて2つあります。
①「開示請求」
これは、提出済みの申告書等のコピーがもらえる方法です。
時間がある時はこれがベストな方法なのですが、この方法では請求手続きをしてからコピーが手に入るまで、10日～長いと1か月近くかかるのです。
申告期限間近で急いでいる時には使えないですね。
また、文書1件につき300円の開示請求手数料が必要となります。
②「閲覧請求」
これは、税務署に直接出向いたその日に、提出済みの申告書等の確認ができる方法です。
しかも手数料は無料でお得です。
ただし、大きな欠点があります。
それは申告書等の確認はできるが、コピーはおろか写真を撮ることすらできないということです。（ではどうすれば良いのかは後述）
今回は申告期限が間近ということもあり、②「閲覧請求」で過去の申告書等を確認してきました。
以下、閲覧申請の流れです。
閲覧申請書を提出
閲覧のためにはいくつかの書類を提出します。
今回は代理人（税理士）が閲覧するパターンですので以下の書類を提出（提示）しました。
①申告書等閲覧申請書
閲覧したい書類を細かく記載します。
②委任状
委任者のハンコが必要です。
③印鑑証明書
④税理士証票
久しぶりに使いました笑
なお、申告者本人が閲覧する場合には、免許証とハンコがあればその場で申請書が書けます。
詳しい請求方法は国税庁のHPを参考にしてください。
申請後の流れ
税務署で上記の申請書を提出すると、机のある席に案内されます。
そこで15分ほど待っていると、職員さんが閲覧書類（申告書や届出書）を1つのファイルにまとめて持って来てくれます。
前述したとおり、この閲覧書類はコピーや写真撮影、スキャンをすることはできません。
なので、メモ用紙にひたすら内容を書き写していくことになります…。
今回は2年分の申告書、決算書、内訳書などを閲覧したので、書き写すだけで1時間ほどかかってしまいました。
A4サイズのメモ用紙にして7枚分。
手がメッチャ疲れました。
しかも、閲覧している間は対面に座っている職員さんにずっと監視されている状態。
職員さんに無駄な時間を使わせてしまっているという申し訳なさもあり、何とも気まずい空間です。
これだけ大変な思いをして書き写したのですが、後から職員さんに聞いた話ではパソコンを持ち込んで入力していくのはOKのようです。
その方が断然速いし、集計も自動でできるので便利です。
先に聞いておけば良かったですね。
閲覧申請の注意点
今回閲覧申請してみて気付いた注意点があります。
それは、税務署側は閲覧申請書に記載された申告書・届出書しか閲覧させてくれないということです。
どういうことかと言うと、
税務署側からは「こんな書類の提出が過去にされています」ということは教えてくれません。
そして、こちら側も新規のお客さんが過去に何の書類を提出しているかを完全に把握できるわけではありません。
なので、申告書に関しては大丈夫ですが、届出書に関しては「きっとこんな届出書を提出しているはず」と予想して閲覧申請書を書く必要があるのです。
今回、申告書を閲覧している時に、申告書の片隅に”期限延長”のハンコが押してあるのに気づきました。
そこで初めて、「申告期限の延長の特例の申請書」を過去に提出していたことがわかりました。
この申請書なら見落としていても特に問題は生じないのですが、見落としているとかなりマズイ申請書・届出書もあるので注意が必要です。
終わりに
税務署に提出した申告書等の控えを無くしてしまうと、こんな大変な目に会ってしまいます。
こういった重要書類は特に厳重に管理するようにしておくべきですね。
スキャンしてデータでも保管しておくのが良いでしょう。